Planificateur OnTime! Chyma™
Tableau de bord, Tableau des quarts de travail, EnService, Horaires, Administration, Gestion des contacts et Rapports.
Le module de planification OnTime! est l’emplacement central pour une vue d’ensemble des quarts de travail à venir et des transactions des quarts de travail en attente. Le module de planification OnTime! offre la visualisation mois par mois des horaires en attente ou des quarts de travail et des quarts futurs de travail disponibles de votre service. Les médecins peuvent aussi voir la couverture des quarts de travail en temps réel en utilisant EnService ! également qui sera en service au quart de travail à venir. OnTime! assure une gestion de planification avec logiciel simple et organisée.
Le module OnTime! se compose de 8 principales caractéristiques : Tableau de bord, Tableau des quarts de travail, EnService, Horaires, Administration, Gestion des contacts, Rapports et Synchronisation Outlook/PDA.
Avec chacune des caractéristiques principales aux multiples options pour vous faciliter la vie, OnTime ! Chyma est une application de type pointer-cliquer. Les médecins ont la possibilité de créer un horaire modèle qui peut être réutilisé pour que votre planification soit exécutée plus rapidement sans besoin de papier, courriel ou fax.
- Tableau de bord
- Le tableau de bord affiche votre « quart de travail » et « alertes quart de travail ». Vous pouvez trier vos quarts de travail à l’avance selon vos perspectives (aujourd’hui, 3 jours, 7 jours ou 30 jours) à l’aide de la caractéristique de notre menu à déroulement.
- « Alertes quart de travail » sont des alertes de quarts de travail que vous avez offertes à vos collègues et/ou celles que vos collègues vous ont proposées. En acceptant un quart de travail, l’horaire de quart de travail s’actualise en temps réel. Le tableau des alertes de quarts de travail affiche la date, les heures des quarts de travail et la durée, l’endroit et les détails du quart de travail.
- Tableau des quarts de travail
- La caractéristique « Tableau des quarts de travail » affichera tous les quarts de travail que vous avez listées comme « ouvertes » et disponibles à tous. En cliquant le lien d’action requis, une fenêtre de confirmation apparaîtra. Dès que cette transaction est acceptée, les modules d’horaires et d’agendas s’actualiseront automatiquement. Vous pouvez utiliser le menu déroulant pour visionner toutes les communautés ou les communautés spécifiques. Le second menu déroulant vous permet de visionner les quarts de travail jusqu’à 30 jours suivants.
- EnService
- La caractéristique « EnService » affichera une liste de ceux qui sont en poste et comment les rejoindre dans chaque service ou clinique exécutant le système Chyma. EnService met en valeur vos dossiers favoris lesquels vous avez la possibilité de faire glisser et déplacer pour les organiser comme vous le souhaitez. Si des quarts de travail se trouvent dans le service sélectionné ils apparaîtront sur votre « stage ». Vous avez le choix de « Show Full Day » (Journée complète), « Full Screen » (Plein écran) et « Print » (Imprimer). Ce sont des options de visualisation des horaires que vous visualisez. L’option d’impression offre une fenêtre de prévisualisation vous permettant de voir l’apparence de l’impression avant d’activer l’imprimante. Dans la fenêtre de prévisualisation se trouvent des paramètres que vous pouvez utiliser afin de modifier l’impression des horaires à imprimer selon ce que vous désirez.
- Gestion des contacts
- Ayez toujours les bonnes coordonnées pour vos médecins. Chyma™ garantit la disponibilité des coordonnées lorsque vous en avez besoin. L’utilisation d’un système Rolodex ou coordonnées imprimées sur papier sera chose du passé.
- La gestion des contacts est centralisée et sécurisée.
- Synchronisation PDA/Outlook
- Vous pouvez synchroniser votre agenda d’activités, horaires et contacts à l’aide de votre client Outlook ou votre appareil portatif. Lorsque vous apportez un changement sur votre appareil portatif ou sur Outlook, il synchronise automatiquement vos nouvelles modifications.
- Administration
- Vous pouvez facilement créer des horaires, des modèles, ajouter des membres et visionner les rapports en utilisant la caractéristique Administration. Vous êtes en mesure de prendre des horaires « en ligne » ou « hors ligne » d’un seul clic. Les modèles vous permettent de créer des horaires une fois. Vous pouvez réutiliser ces modèles au besoin pour recréer des horaires rapidement et facilement.
- La liste des membres est l’endroit où vous ajoutez ou supprimez des membres d’une communauté pour visionner les horaires que vous avez créés.
- Rapports
- Les rapports peuvent être utilisés pour calculer le travail comme le nombre d’heures et/ou quarts de travail qu’exécute ou qu’a exécuté un employé en particulier. L’outil d’établissement de rapports calcule pour vous et élimine la paperasserie. Vous pouvez transférer ce rapport dans votre programme Microsoft Excel et/ou imprimer le rapport. Vous pouvez personnaliser l’apparence de vos rapports comme vous le souhaitez. Par exemple, vous pouvez formater vos rapports de façon à présenter les quarts et heures de travail de l’employé A ; son travail par jour par semaine. Pour vous aider, un agenda contextuel apparaît afin de voir la durée temporelle faisant l’objet des rapports de cet employé que vous désirez consulter.
- Horaires
- Visionnez l’horaire des appels pour le mois complet de votre service ou cliniques et cela dans un seul endroit. Finalement, vous pouvez tenir pour certain que l’horaire que vous consultez est à jour ! Grâce au moteur de planification perfectionné Chyma, toutes les modifications des quarts de travail sont affichées en temps réel.
- Les horaires offrent également l’application glisser-déplacer pour vous permettre d’organiser votre liste de favoris comme vous désirez l’organiser. Ce sous-module présente aussi une légende décrivant le code de représentation de chaque couleur pour vous éviter toute erreur.
- Une fois que vous avez trouvé un quart de travail pour laquelle vous désirez apporter des modifications, un seul clic ouvrira une fenêtre contextuelle sur l’information concernant ce quart de travail spécifique ainsi que quatre « actions » que vous pouvez effectuer à votre quart de travail : Offrir à tous (Offer to All), Offer to All (trade only) (Offrir à tous (Échange seulement)), Give to a User (Donner à un utilisateur), Propose Trade Proposer un échange.